Clasificación de los registros contables.

Desde el punto de vista legal:

1. Libros obligatorios: ellos son por lo menos dos:

• Diario
• Inventario y Balances

Además de ellos, se deberán llevar todos aquellos libros que resulten necesarios para contar con un adecuado sistema de información contable. Será adecuado el sistema si de él surgen claramente las operaciones realizadas por el ente y su estado patrimonial.

2. Libros opcionales:

Desde el punto de vista contable:

1. Libros principales: aquellos registros llevados en forma sintética o global (Diario, Inventario y Balances, Mayor).
2. Libros auxiliares: son registros detallados o analíticos ( Subdiarios de Caja, de Ventas, Auxiliar de Clientes, etc.).

Según la forma de registración:

1. Cronológicos: se ordenan por fecha (Diario General, Subdiarios de Caja, de Ventas, de Compras).
2. Sistemáticos: también se ordenan por fecha, pero el registro se realiza por cuentas (Mayor General, Mayor Auxiliar de Clientes, Mayor Auxiliar de Proveedores).

El art. 61 de la Ley de Sociedades Comerciales establece que las sociedades comerciales podrán llevar por medios mecánicos o electrónicos los registros contables, salvo el libro Inventarios y Balances, que deberá ser llevado en forma manual.

Los requisitos que exige la Inspección de Sociedades Jurídicas para solicitar la autorización de medios mecánicos y otros es:

1. Presentar una nota solicitando la autorización para iniciar o reemplazar los libros de comercio prescindiendo de la formalidad (encuadernación) que exige el art. 53 del Código de Comercio para llevar los libros, en la que se detalle qué libros van a ser reemplazados con su nueva denominación. También deberá manifestarse que el libro Inventario y Balances cumplirá con la formalidad del art. 53.
2. Dictamen técnico que contenga: la descripción del sistema a utilizar, el medio a utilizar (electrónico o magnético), manifestación de que el sistema permite la individualización de las operaciones.
3. Plan de cuentas codificado.
4. Pago de sellado.

Código de Comercio (parte pertinente).

Art. 43: Todo comerciante está obligado a llevar cuenta y razón de sus operaciones y a tener una contabilidad mercantil organizada sobre una base contable uniforme y de la que resulte un cuadro verídico de sus negocios y una justificación clara de todos y cada uno de los actos susceptibles de registración contable. Las constancias contables deben complementarse con la documentación respectiva.

Art. 44: Los comerciantes, además de los que en forma especial impongan este Código u otras leyes, deben indispensablemente llevar los siguientes libros:
1. Diario;
2. Inventarios y Balances.
Sin perjuicio de ello el comerciante deberá llevar los libros registrados y la documentación contable que correspondan a una adecuada integración de un sistema de contabilidad y que le exijan la importancia y la naturaleza de sus actividades, de modo que de la contabilidad y documentación resulten con claridad los actos de su gestión y su situación patrimonial.

Art. 45: En el Libro Diario se asentarán día por día, y según el orden en que se vayan efectuando, todas las operaciones que haga el comerciante, letras u otros cualquiera papeles de crédito que diere, recibiere, afianzare o endosare; y en general, todo cuanto recibiere o entregare de su cuenta o de la ajena, por cualquier título que fuera, de modo que cada partida manifieste quién será el acreedor y quién el deudor en la negociación a que se refiere.
Las partidas de gastos domésticos basta asentarlas en globo en la fecha en que salieron de la caja.

Art. 46: Si el comerciante lleva Libro de Caja, no es necesario que asiente en el Libro diario los pagos que hace o recibe en dinero en efectivo. En tal caso, el Libro de Caja se considera como parte integrante del Diario.

Art. 47: Los comerciantes por menor deberán asentar día por día, en el Libro Diario, la suma total de las ventas al contado, y, por separado, la suma total de las ventas al fiado.

Art. 48: El Libro de Inventarios se abrirá con la descripción exacta del dinero, bienes, muebles y raíces, créditos y otra cualquier especie de valores que formen el capital del comerciante, al tiempo de empezar su giro.
Después formará todo comerciante en los tres primeros meses de cada año, y extenderá en el mismo libro, el balance general de su giro, comprendiendo en él todos sus bienes, créditos y acciones, así como todas sus deudas y obligaciones pendientes en la fecha del balance, sin reserva ni omisión alguna.
Los inventarios y balances generales se firmarán por todos los interesados en el establecimiento que se hallen presentes al tiempo de su formación.

Art. 49: En los inventarios y balances generales de las sociedades, bastará que se expresen las pertenencias y obligaciones comunes de la masa social, sin extenderse a las peculiares de cada socio.

Art. 50: Respecto de los comerciantes por menor, no se extiende la obligación de hacer el balance general sino cada tres años.

Art. 51: Todos los balances deberán expresar con veracidad y exactitud compatible con su finalidad, la situación financiera a su fecha. Salvo el caso de normas legales o reglamentarias que dispongan lo contrario, sus partidas se formarán teniendo como base las cuentas abiertas y de acuerdo a criterios uniformes de valoración.

Art. 52: Al cierre de cada ejercicio todo comerciante está obligado a extender en el Libro Inventarios y Balances, además de éste, un cuadro contable demostrativo de las ganancias o pérdidas, del que éstas resulten con verdad y evidencia.

Art. 53: Los libros que sean indispensables conforme las reglas de este Código, serán encuadernados y foliados, en cuya forma los presentará cada comerciante al Tribunal de Comercio de su domicilio para que se los individualice en la forma que determine el respectivo tribunal superior y se ponga en ellos nota datada y firmada del destino del libro, del nombre de aquél a quien pertenezca y del número de hojas que contenga.
En los pueblos donde no haya Tribunal de Comercio se cumplirán esas formalidades por el juez de paz.

Art. 54: En cuanto al modo de llevar, así los libros prescriptos por el art. 44, como los auxiliares que no son exigidos por la ley, se prohíbe:
1. Alterar en los asientos el orden progresivo de las fechas y operaciones con que deben hacerse, según lo prescripto en el art. 45;
2. Dejar blancos ni huecos, pues todas sus partidas se han de suceder unas a otras, sin que entre ellas quede lugar para intercalaciones ni adiciones;
3. Hacer interlineaciones, raspaduras ni enmiendas, sino que todas las equivocaciones y omisiones que se cometan se han de salvar por medio de un nuevo asiento hecho en la fecha en que se advierta la omisión o el error.;
4. Tachar asiento alguno;
5. Mutilar alguna parte del libro, arrancar alguna hoja o alterar la encuadernación y foliación.

Art. 55: Los libros mercantiles que carezcan de algunas de las formalidades prescriptas en el art. 53 o tengan algunos de los defectos y vicios notados en el precedente, no tienen valor alguno en juicio en favor del comerciante al que pertenezcan.

Art. 56: El comerciante que omita en su contabilidad alguno de los libros que se declaran indispensables por el art. 44, o que los oculte, caso de decretarse su exhibición, será juzgado en la controversia que diere lugar a la providencia de su exhibición, y cualquiera otra que tenga pendiente, por los asientos de los libros de su adversario.

Art. 57: Ninguna autoridad, juez o tribunal, bajo pretexto alguno, puede hacer pesquisas de oficio, para inquirir si los comerciantes llevan o no libros arreglados.

Art. 58: La exhibición general de los libros de los comerciantes sólo puede decretarse a instancia de parte en los juicios de sucesión, comunión o sociedad, administración o gestión mercantil por cuenta ajena y en caso de liquidación o quiebra.

Art. 59: Fuera de los casos especificados en el artículo anterior, sólo podrá proveerse a instancia de parte o de oficio la exhibición de los libros de los comerciantes, contra la voluntad de éstos, en cuanto tenga relación con el punto o cuestión que se trata.
En tal caso el reconocimiento de los libros exhibidos se verificará a presencia del dueño de éstos, o de la persona que lo represente, y se contraerá exclusivamente a los artículos que tengan relación con la cuestión que se ventila.

Art. 60: Si los libros e hallasen fuera de la residencia del tribunal que decretó la exhibición, se verificará ésta en el lugar donde existan dichos libros, sin exigirse en ningún caso su traslación al lugar del juicio.

Art. 61: Cuando un comerciante halla llevado libros auxiliares, puede ser compelido a su exhibición en la misma forma y en los casos prescriptos en los tres artículos precedentes.

Art. 62: Todo comerciante puede llevar sus libros y firmar los documentos de su giro, por sí o por otro. Si no llevase los libros por sí mismo, se presume que ha autorizado a la persona que los lleva.

Art. 63: Los libros de comercio llevados en la forma y con los requisitos prescriptos, serán admitidos en juicio, como medio de prueba entre comerciantes, en hecho de su comercio, del modo y en los casos expresados en este Código.
Sus asientos probarán contra los comerciantes a quienes pertenezcan los libros o sus sucesores, aunque no estuvieren en forma, sin admitírseles prueba en contrario; pero el adversario no podrá aceptar los asientos que le sean favorables y desechar los que le perjudiquen, sino que habiendo adoptado este medio de prueba, estará por las resultas combinadas que presenten todos los asientos relativos al punto cuestionado.
También harán prueba los libros de comercio en favor de sus dueños, cuando su adversario no presente asientos en contrario hechos en libros arreglados a derecho u otra prueba plena y concluyente.
Sin embargo, el juez tiene en tal caso la facultad de apreciar la prueba, y de exigir, si lo considerase necesario, otra supletoria.
Finalmente, cuando resulte prueba contradictoria de los libros de las partes que litigan, y unos y otros se hallen con todas las formalidades necesarias y sin vicio alguno, el Tribunal prescindirá de este medio de prueba y procederá por los méritos de las demás probanzas que se presenten, calificándolas con arreglo a las disposiciones de este Código.

Art. 64: Tratándose de actos no comerciales, los libros de comercio sólo servirán como principio de prueba.

Art. 65: No pueden servir de prueba en favor del comerciante los libros no exigidos por la ley, caso de faltar los que lla declara indispensables, a no ser que estos últimos se hayan perdido sin culpa suya.

Art. 66:  Los libros de comercio para ser admitidos en juicio, deberán hallarse en el idioma del país. Si por pertenecer a negociantes extranjeros estuvieren en diversa lengua, serán previamente traducidos, en la parte relativa a la cuestión, por un intérprete nombrado de oficio.

Art. 67: Los comerciantes tienen obligación de conservar sus libros de comercio hasta diez años después del cese de su actividad y la documentación a que se refiere el artículo 44, durante diez años contados desde su fecha.
Los herederos del comerciante se presume que tienen los libros de su autor, y están sujetos a exhibirlos en la forma y los términos que estaría la persona a quien heredaron.

PLAN DE CUENTAS

Una cuenta agrupa hechos y operaciones homogéneas.

Un plan de cuentas es un listado que contiene todas las cuentas que son necesarias para registrar los hechos contabilizables. es decir, es la ordenación sistemática de la totalidad de las cuentas que integran el sistema contable.

Como es un elemento de trabajo esencial, debe ser confeccionado inmediatamente después de haber determinado la estructura del sistema contable y el medio de procesamiento de la información.

El plan de cuentas sirve:

como estructura básica en la organización y diseño del sistema contable.

como medio para obtener información

para utilizar la misma cuenta frente a hechos similares

facilita la confección de los estados contables.

Los requisitos que debe reunir todo plan de cuentas son:

Integridad: debe ser completo (contener todas las cuentas necesarias de acuerdo a las necesidades de información de la empresa).

Flexibilidad: debe permitir introducir nuevas cuentas.

Sistematicidad: las cuentas deben ordenarse de acuerdo a un criterio que les de una estructura organizada.

Homogeneidad.

Los aspectos a considerar para elaborar un plan de cuentas son:

debe partirse de lo general a lo particular, es decir comenzar por las cuentas colectivas

utilizar una terminología clara para nombrar a las cuentas.

no generalizar demasiado las cuentas.

Debe tenerse en cuenta:

la actividad de la empresa

la forma jurídica de la empresa

la naturaleza de los recursos de la empresa (inmuebles, bienes de uso) y los gravámenes que los afectan (hipoteca, prenda).

la forma en que se realizarán las compras (cheques, efectivo, documentos, tarjeta de crédito)

la dimensión de la empresa (si tendrá o no sucursales).

la forma de operar de la empresa con respecto a las ventas: al contado, a crédito

el tipo de proceso contable establecido (si se utiliza una contabilidad centralizada o no).

el medio de procesamiento de datos que se dispone: si es un procesamiento electrónico, permite mayor número de cuentas que uno manual.

también deberías considerar los requerimientos de las normas contables

Codificar un plan de cuentas es asignarle un símbolo (número o letra o una combinación de ambos) a las cuentas. esto se realiza para facilitar el reconocimiento de las cuentas.

Existen varios sistemas de códigos, pero el que te sugiero que utilices (que es, por otra parte, el más empleado) es el numérico decimal. Permite intercalar cuentas a medida que se amplían las necesidades de la empresa.

Los pasos a seguir para aplicarlo son:

Primer paso: le asigno número a las cuentas recompuestas:

1. activo

2. pasivo

3. patrimonio neto

4. ingresos

5. gastos

6. de movimiento

7. de orden

SegUndo paso: se trabaja con los rubros:

1. Activo

1.1. Caja y bancos

1.2. Inversiones

1.3. Créditos

1.4. Bienes de cambio

Tercer paso: se numeran las cuentas colectivas:

1. Activo

1.1. Caja y Bancos

1.1.1. Caja

1.1.2. bancos

Cuarto paso: se codifican las cuentas simples:

1. Activo

1.1. Caja y Bancos

1.1.1. Caja

1.1.1.1. Caja

1.1.1.2. Fondo Fijo

1.1.2. Bancos

1.1.2.1. Banco XX cuenta corriente

1.1.2.2. Banco ZZ cuenta corriente

Generalmente, el plan de cuentas se complementa con el manual de cuentas que contienen instrucciones para utilizar las cuentas que componen el sistema contable, sobre todo en lo que se refiere a qué operaciones o hechos se incluyen en cada cuenta, cuándo se debita o acredita y el significado de su saldo.

 

Conciliaciones bancarias

La conciliación bancaria es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran en el extracto bancario con el libro banco a los efectos de determinar el origen de las diferencias.

La conciliación consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las constancias que surgen de los resúmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un básico ejercicio de control, basado en la oposición de intereses entre la empresa y el banco.

La conciliación bancaria NO es un registro contable, es una herramienta de control.

Las diferencias generalmente se generan al haber demoras en registrar algunas operaciones por falta de información.

Uno de los casos más comunes es cuando la empresa entrega un cheque a un tercero. Inmediatamente lo contabiliza en sus registros y en el libro banco, pero el banco recién lo hará cuando el beneficiario se presente a cobrarlo o lo deposite. Esta diferencia se conoce con el nombre de cheque pendiente o cheque no debitado.

Otro caso de diferencias se da cuando la empresa deposita cheques. Ésta los registra en seguida en el libro banco, pero la acreditación por parte del banco no es inmediata, ya que estos cheques entran en el canje interno (depósitos de cheques contra el mismo banco pero sobre otras plazas), clearing bancario o pase por cámaras compensadoras (cheques de otros bancos). Esta diferencia se denomina depósitos en tránsito o depósitos no acreditados.

Las notas de débito bancarias y las notas de crédito bancarias son emitidas por el banco y también originan diferencias. Los débitos y créditos que el banco efectúa en la cuenta corriente del cliente no son registrados por diversos motivos:

Por no haber recibido la nota de débito o crédito.

La nota de débito o crédito fue recibida pero aún no se contabilizó.

Por que el banco no emite la nota de débito, sino que directamente hace el cargo en la cuenta, y el cliente se informa cuando recibe el resumen de cuenta. Es el caso de algunos conceptos como los gastos de mantenimiento, de impresión de cheques, comisiones por cheques rechazados, y también los impuestos que graben estos servicios.

También puede ocurrir que la diferencia entre los registros de la empresa y el banco se deban a errores u omisiones cometidas por cualquiera de ellos. Estas sí son diferencias reales que deben corregirse si son de la empresa o reclamarse al banco si el error es suyo.

Los errores más frecuentes que cometen los cuentacorrentistas son:

registrar una boleta de depósito, cheque, nota de débito o crédito por un importe distinto al correcto.

omitir de registrar algunos de los comprobantes detallados en el punto anterior.

Errores al calcular los saldos del libro banco.

cuando la empresa posee varias cuentas corrientes, equivocarse y contabilizar un movimiento en una cuenta corriente que no corresponde.

El banco puede cometer los mismos errores.

En resumen:

CONCILIACIÓN

Elementos necesarios:

Extracto bancario

Libro banco

Conciliación del período anterior

Pasos:

1. Se confronta el extracto bancario con el libro banco, teniendo presente que los débitos del extracto serán los créditos en el libro banco y viceversa. Esta tarea se hace partida por partida, haciendo una tilde en ambos registros cuando coinciden.

2. Identificar las partidas sin tilde, puesto que ellas son el origen de las diferencias. Luego se determina qué clase de diferencias son (cheques pendientes, depósitos no acreditados, notas de débito o crédito no contabilizados, errores u omisiones).

3. Se realiza la conciliación propiamente dicha a los efectos de dejar constancia del trabajo realizado. Se debe tener presente que el objetivo es compensar las diferencias para llegar a saldos iguales. Para realizar esta conciliación es indistinto partir del saldo del extracto bancario para llegar al saldo del libro banco, o partir del saldo en el libro banco para llegar al saldo del extracto bancario.

Si el SUBTOTAL coincide con el saldo del resumen bancario, la conciliación ha terminado. Si el SUBTOTAL no coincide aún existen diferencias, y corresponde revisar todo el procedimiento.

Esta minuta se archiva junto con los extractos como comprobante que justifica las diferencias.

Si se realiza la conciliación bancaria partiendo del saldo en el extracto bancario, los conceptos que anteriormente se sumaron se restan, y los conceptos restados se suman.

4. Registro de las diferencias. Si se trata de diferencias que con el transcurso del tiempo se compensan (diferencias temporales), NO es necesario realizar ningún registro. Ejemplos de estas diferencias son: cheques pendientes, depósitos sin acreditar, etc. Si, en cambio, nos encontramos con diferencias que son permanentes, se debe realizar el asiento que corresponda. Ejemplos de estas diferencias son: notas de débito o crédito no contabilizadas, errores u omisiones de la empresa