DISTINTAS ACEPCIONES DEL VOCABLO ADMINISTRACIÓN.

Las organizaciones cumplen una función muy importante en la vida de las personas, permiten el desarrollo de la actividad social como de la individual y su desempeño a sido clave en el avance de la civilización. Ese papel con el correr del tiempo ha ido cambiando porque se han modificado los modelos con que tales organizaciones se han administrado, así como las teorías que han intentado explicar y predecir el comportamiento de las organizaciones y su administración. Entonces podemos afirmar que el objeto de estudio de la Administración son las organizaciones y que conjuntamente con disciplinas derivadas se llamaron Ciencias de la Administración.

Administrar proviene de “ministrare” que significa servir, dar, conferir, propinar.

De “ministrare también se deriva el término ministerio y ministro es decir y teniendo en cuenta esta última, el que administra en nombre de otro o lo representa o por mandato de otro cumple con ciertos fines.

Administración significa el proceso de determinar los fines y las políticas, de fijar los objetivos y la orientación de una organización o de una de las áreas que lo conforman. Tal proceso incluye necesariamente las funciones de diseñar e implementar los planes o programas, de organizar el trabajo, de distribuir  y asignar los recursos, de conducir al personal e influenciar sobre el mismo, de coordinar el trabajo, de controlar y evaluar los resultados y de adoptar todas las decisiones y efectuar todas las comunicaciones que sea menester para asegurar cumplir con aquellos fines y aquella política.

Por lo tanto administración es el conjunto de las funciones que los administradores deben llevar a cabo desde la planificación hasta el control, incluyendo la definición de objetivos, las decisiones que deben adoptar para solucionar problemas los múltiples problemas que se les presentan, la comunicación, el ejercicio de la influencia o el poder, y la capacitación de su personal.

El término Administración se usa:

1.      Para señalar una disciplina científica.

2.      Como manejo, distribución o suministro racionales, ordenados y sistemáticos de recursos.

3.      Como sinónimo de gobierno.

4.      Como sinónimo de suministro.

5.      Como un conjunto integrado de funciones de los dirigentes o administradores.

 La Administración como disciplina se nutre de otras ciencias como el derecho, la                     economía, las matemáticas, la sociología entre otras. Se la considera una disciplina que aplica el método científico ya que mediante el uso de herramientas como las hipótesis, teorías y modelos trata de estudiar, investigar y predecir el comportamiento de las organizaciones que son el objeto de su estudio.

 

LAS ORGANIZACIONES.

 

Algunas definiciones de organización:

Según Talcott Parsons las organizaciones son unidades sociales o agrupaciones humanas deliberadamente construidas o reconstruidas para la prestación de fines específicos.

Para Etkin las organizaciones son construcciones sociales con modos de funcionamiento formalizado y reconocido por sus miembros, cuyas tareas están orientadas hacia el logro de ciertos propósitos adoptados por el conjunto y que son culturalmente aceptadas por el medio ambiente en que se desenvuelven.

Para Hall las organizaciones son una colectividad (en sentido humano) con límites relativamente identifica torios, con un orden normativo, con escala de autoridad, con sistemas de comunicaciones y con sistemas coordinadores de alistamiento o reclutamiento del personal. Existen sobre una base relativamente continua en un medio y se ocupan de actividades que por lo general se relaciona con una meta, objetivo o conjunto de fines.

La Administración estudia un grupo particular de grupos humanos, las organizaciones como entidades.

Las organizaciones tienen un nombre, nacen en un momento determinado para satisfacer las necesidades de la sociedad, son una entidad.

 

CARACTERÍSTICAS DE LAS ORGANIZACIONES.

 

Características de las organizaciones según Etzioni:

·        División del trabajo, ya que poseen distinto puestos de trabajo.

·        División del poder, existen miembros con más poder, existencia de niveles jerárquicos.

·        División de las responsabilidades por las comunicaciones, distintos tipos de mensaje según el nivel de la estructura en el que sé este ubicado.

·        Existencia de uno o más centros de poder, grupos de personas que controlan y dirigen esfuerzos en las organizaciones.

·        Sustitución del personal, las personas pueden ser sustituidas y sus tareas asignadas a otras personas.

Características de las organizaciones según Weber:

• Conllevan a relaciones sociales, dado que los individuos interactúan dentro de ellas.
• Incluyen sectores de la sociedad y excluyen otros.
• Tienen límites de diversos tipos.
• Existen en ella un orden espiritual y material.
• Tienen fines, objetivos y metas.
• Llevan a cabo actividades continuas, en función de sus fines.
• Trascienden la vida de sus miembros.
• No operan en el vacío sino que funcionan en un medio ambiente o contexto que reconoce la finalidad que prestan.

 

 

ELEMENTOS DE LAS ORGANIZACIONES.

 

Los elementos son los recursos con los que cuentan las organizaciones y que necesitan para desarrollar sus actividades y lograr sus fines.

1. Recursos humanos, son los elementos activos de la organización de máxima dignidad, es el personal que trabaja en las organizaciones.
2. Recursos materiales, como las materias primas, inmuebles, edificios e instalaciones necesarias para la realización de la labor, maquinarias, muebles y útiles, herramientas, vehículos, productos elaborados o semielaborados etc.
3. Recursos naturales o energéticos, como lo son la tierra, el agua, la luz solar; la energía en todas sus manifestaciones y los combustibles.
4. Ideas, conocimientos e información, esto implica los recursos que originan el intelecto del hombre y el avance científico y tecnológico clave para el desarrollo y evolución de las organizaciones. Con relación a la información se aclara que es aquella que se utiliza para adoptar decisiones y permitir el logro de los objetivos definidos.
5. Recursos tecnológicos, como el conocimiento acerca del desarrollo acerca de determinadas actividades o áreas como así también la manifestación física de la tecnología en las máquinas.
6. Nombre, prestigio, símbolos, marcas, el nombre tiene que ver con la imagen y el prestigio tiene que ver con el comportamiento de la organización. Hay organizaciones que tienen prestigio que trasciende las fronteras.

 

PROPIEDADES DE LAS ORGANIZACIONES.

 

Entendiendo por propiedad a las cualidades esenciales de una cosa, se listan las propiedades de las organizaciones a continuación:

1. Dan trabajo y generan empleo.
2. Crean y elaboran productos, brindan servicios y generan distintas formas de riqueza.
3. Crean y satisfacen necesidades.
4. Crean y transmiten tecnología y otras manifestaciones de la cultura.
5. Distribuyen y redistribuyen recursos.
6. Generan, poseen y transmiten poder en la sociedad; en tal sentido, se las puede considerar unidades políticas.
7. Son medios para crear conservar y transmitir el conocimiento.
8. Son indicadores de la sociedad actual y de su desarrollo, en cada momento histórico.
9. Crean símbolo, imagen y prestigio.
10. Contribuyen al desarrollo de la civilización.
11. Posibilitan alcanzar objetivos individuales y generales.
12. Son medio donde se puede alcanzar una carrera profesional.

 

Las organizaciones son estudiadas o enfocadas en su análisis por los distintos autores desde tres puntos de vista, estos son:

1. Las organizaciones como instrumentos.
2. Las organizaciones como escenario de interacción social.
3. Las organizaciones como sistemas.

 

Las organizaciones como instrumentos se las explica como medios mecánicos para lograr ciertos fines y objetivos. Los autores que postulan esta concepción ponen énfasis en la estructura formal, con comportamientos determinísticos y probabilísticos en un medio ambiente y en un futuro predecible.

La mayor parte de los trabajos de Taylor, Weber, March y Simon responden a esta concepción.

Las organizaciones como escenario de interacción social es un enfoque desde el punto de vista de las relaciones de los individuos y los grupos y de las modificaciones que surgen de su interacción, se las puede ver desde un conjunto de conductas individuales y grupales, o desde un rol de actor social; como instituciones, como cultura y como productos históricos.

Autores como Mayo, Fiedler, Maslow, Selnick estudiaron a la administración desde esta óptica.

 Las organizaciones como sistemas, hay tres concepciones dentro de quienes así la conciben:

1. Aquellas que tratan a las organizaciones como organismos que intentan adaptarse a un entorno dado y están adaptadas por normas impuestas por el esfuerzo adaptativo.
2. Aquellas que consideran distintas clases de organizaciones como especies seleccionadas por el ambiente que crecen o declinan de acuerdo con las leyes ecológicas.
3. Aquellas que consideran las organizaciones como sistemas de relaciones que comparten características similares con los sistemas vivientes, también definidos como sistemas de relaciones.

 

BREVES CONCEPTOS.

 

Estructura: Es la relación entre las partes que conforman las organizaciones, partes como idea de sectores o áreas (gerencias, departamentos, áreas, divisiones) que están interrelacionadas y que obedecen a ciertas normas que las ordena y las nutre.

Asociaciones: Son agrupaciones privadas, generalmente voluntarias, formadas para actuar sobre el sistema político, las relaciones de clase, o para brindar bienes o servicio usualmente en forma gratuita o poco onerosa a la sociedad.

Empresa: es toda organización económica de propiedad pública o privada o mixta que reúne diversos factores de la producción (inversión de capital, aporte de mano de obra) combinados, por su cuenta y riesgo y cuya actividad principal es la de extraer, fabricar y permutar o vender bienes o mercaderías, o la de prestar servicios a la comunidad o a una parte de ella, satisfaciendo sus necesidades, mediante el cobro de los mismos.

Organismos públicos: son creados por el sistema político y presentan fines y objetivos determinados por las instituciones políticas. La mayoría responden al sistema burocrático  y están incorporados en el sistema institucional de una sociedad dada; por ejemplo ministerios, escuelas, hospitales públicos, municipalidades etc.

Institución: Son distintas formas de organización social como la institución del matrimonio o del derecho de propiedad, las del habeas hábeas o los órganos del gobierno. Institución proviene del latín “Instituere” que significa educar, sentar precedente.

 

 

 

TEORIA GENERAL DE SISTEMAS.

 

Conceptos básicos.

La formulación actual del concepto de sistemas tiene su origen en las formulaciones de la Teoría General de los Sistemas realizadas, durante la década de 1950, por el biólogo Ludwig von Bertalanffy. Su teoría parte del hecho de que la mayoría de los objetos de la física, de la astronomía, de la biología, de la sociología formaban sistemas, es decir conjuntos de partes diversas que constituyen un todo organizado. Esta idea, el todo es más que el conjunto de las partes que lo componen, ya había sido desarrollada en el pasado y sus orígenes pueden reconocerse desde 1600.

A partir de las formulaciones iniciales, y complementada con los aportes de la cibernética, la teoría de von Bertalanffy se ha desarrollado ampliamente y se ha transformado en una metateoría, que permite aplicaciones particulares a las ciencias sociales, iniciadas entre otros por Talcott Parsons y Buckley, y en el campo de la administración, por Chester Barnard..

La aplicación de la teoría de sistemas en el ámbito de la administración permitió a diversos autores generar herramientas para conocer, analizar y explicar los componentes, funcionamiento y relaciones que integran las organizaciones. También, ayudó a diseñar o rediseñar a las organizaciones y a comprender y orientar el modo en que éstas se gestionan, administran, dirigen o conducen.

Un sistema es un "conjunto de elementos interrelacionados que conforman una entidad que persigue algún objetivo identificable o finalidad. Esta entidad puede ser abstracta o concreta, natural o artificial y posee una cierta dinámica real o imaginada y un objetivo o finalidad".

Los aspectos relevantes del concepto son:

·         Conjunto de cosas o elementos que se relacionan entre sí y con el medio ambiente.

• La existencia de una estructura que surge de las relaciones entre sus elementos.
• Poseen cierto ordenamiento.

-Cumplen alguna función e intentan alcanzar objetivos.

Los elementos son cosas u objetos que tienen entidad, ya sea espiritual o corporal, natural o artificial, real o abstracta y que pueden ser identificadas. Los elementos pueden ser recursos humanos, recursos mecánicos, recursos físicos, ideas, información, tecnología de diverso tipo, energía, etc. La interrelación de los elementos nos conduce al concepto de estructura.

Llamamos componentes a los subconjuntos de elementos que tienen algunas relaciones más estrechas entre ellos y que a su vez se relacionan con otros elementos o componentes. El concepto de componente nos lleva al de Subsistema.

La concepción de "sistema" se halla ligada a la de un orden constituido por un arreglo o configuración de los elementos y componentes que tienen alguna estabilidad en el tiempo, o cuya dinámica de cambio es susceptible de ser conocida. En los sistemas sociales, el concepto de "orden" no excluye la posibilidad de incluir en el mismo a grupos sociales cuyas ideas sean disidentes o cuya acción entrañaría desorden, pues se admite que los componentes contribuyen positiva o negativamente, al logro de su finalidad o a su dinámica encaminada al mantenimiento o al cambio. Además, el hecho de que un sistema se encuentre bien o mal ordenado es cuestión de opinión de quien lo analiza. Tal opinión puede basarse en un juicio de valores en cuanto a la eficiencia con que el sistema alcanza sus objetivos.

La estructura corresponde a la disposición relacional de los elementos y componentes; es decir, a la forma particular en que están relacionados. Sin embargo, suele reservarse este concepto para definir y explicar las relaciones más persistentes e importantes del sistema, las que lo identifican y caracterizan.

La complejidad del sistema se mide por la cantidad, la variedad y la multiplicidad de interrelaciones entre sus elementos y componentes. Cuando el número de elementos y componentes de un sistema es mayor –o sea es de mayor tamaño-, se asume, en principio, que el sistema será más complejo aunque no siempre los investigadores han podido demostrarlo científicamente. Esto significa, que el tamaño por sí solo no determina la complejidad. Así, un sistema será tanto más complejo cuanto más difícil sea identificar y definir las partes o elementos que lo componen y las relaciones que los enlazan. Los sistemas mecánicos son menos complejos que los orgánicos, y mucho más complejos son los socioculturales, por la inestabilidad e indefinición de sus relaciones.

Interrelación: como se ha visto, todo sistema está constituido por un conjunto de cosas u objetos que tienen entidad, ya sea corporal o espiritual, natural o artificial, real o abstracta. A estas cosas, que tienen la propiedad de ser identificables se las llama elementos. Los elementos de un sistema pueden ser personas, recursos materiales (dinero, máquinas, tecnología, bienes diversos), información y energía, en sus diversos tipos. Estos elementos o sus atributos, tienen relaciones entre ellos, ya sea cada uno con todos los demás o formando sub-conjuntos que cumplen misiones específicas, llamados componentes y que a su vez se relacionan con otros componentes o con otros elementos. Las relaciones entre los elementos o componentes son también teóricamente identificables. Cuando el comportamiento de un elemento o su estado depende del estado de otros elementos, se dice que existe una relación mutua o interrelación o interacción. Al aumentar la interrelación, se incrementa la complejidad de un sistema.

El conjunto de elementos y componentes, así como su estructura convierten al sistema en una entidad diferente a la simple agregación de las partes. El concepto de totalidad es fundamental en la utilización de la teoría de sistemas, pues la existencia de cada una de sus partes tiene sentido sólo en función de ese todo o entidad.

Un sistema es "centralizado" cuando posee un núcleo, elemento o componente que comanda a todos los demás desempeñando el papel principal o dominante, a partir del cual se originan las decisiones fundamentales y cuyo comportamiento modifica los demás componentes y en consecuencia, el comportamiento global. Es decir, el resto depende del elemento central y sin su activación y dirección no son capaces de generar ningún proceso o lo que generan es poco relevante.

Los sistemas descentralizados son aquellos donde varios subsistemas, componentes o elementos actúan como núcleos de comando y decisión.

La entrada, insumo o in-put son los ingresos al sistema provenientes del contexto.

La salida, producto o out-put son los efectos resultantes del proceso interno del sistema que influirá sobre el contexto.

Proceso es la secuencia sistemática de operaciones para producir un resultado especificado. En el proceso los elementos de entrada son transformados en los elementos de salida. Estos conceptos -que complementan cuestiones ya expuestas- son claves para comprender la dinámica interna de cualquier sistema.

La caja negra es sólo un elemento de representación formal, como símbolo y sinónimo de la esencia de los sistemas. Cuando se aplica el concepto de caja negra, se pretende deducir el proceso a partir de la relación entre las entradas y las salidas del sistema.

17. FEED-BACK O RETROALIMENTACION O RETROACCION O REALIMENTACION

Estos términos aluden a un procedimiento de control que regula el sistema. La realimentación es la información sobre el estado y desempeño del sistema.

La retroalimentación negativa es una entrada informativa acerca de los desvíos respecto de los resultados esperados, y permite realizar los ajustes para lograr un nuevo estado estable

18. FEED-FORWARD (Control de Entrada), HOMEOSTASIS Y ENTROPIA

En algunos sistemas, por sus características, existe una corriente de control que funciona como un estímulo para detectar errores en la entrada; es decir, en el in-put del sistema. Este control de entrada actúa como filtro o control antes del proceso. Por ejemplo: el control que se hace de cada insumo o materia prima antes de iniciar el proceso de fabricación o la evaluación de conocimientos y capacidades del personal previo a su incorporación a una organización.

Homeostasis es el nivel de adaptación permanente del sistema o tendencia a la supervivencia o al mantenimiento de un equilibrio dinámico que le permita seguir funcionando.

Entropía es una medida de desorganización. Es la propiedad de degeneración de un sistema o la tendencia a la deformación funcional por el transcurso de tiempo y por el desgaste que produce la reiteración de los procesos. A esta tendencia a la destrucción, desorganización o muerte también se la llama ENTROPIA POSITIVA. No debe confundirse con el concepto de ENTROPIA NEGATIVA que representa la tendencia a acumular energía que le permita a los sistemas vencer a la destrucción.

Morfostáticos se denominan a aquellos procesos de intercambio complejos entre el sistema y el ambiente que tienden a preservar o mantener una forma, una organización -en el sentido de estructura- o un estado dado del sistema.

Morfogenéticos se refiere a los procesos que tienden a elaborar o modificar una forma, organización, estructura o un estado dado del sistema.

Un sistema lineal es aquel en cual se puede establecer una relación directa entre causa y efecto.

Por ejemplo, en un sistema de producción, partiendo de una cantidad determinada de insumos, se obtiene una cantidad determinada de productos, en el supuesto de que el sistema funcione de acuerdo a lo establecido..

Los conceptos de estable, ultraestable y multiestable se refieren a los distintos niveles de estabilidad que puede lograr un sistema (EQUILIBRIO DINAMICO).

Un sistema para ser estable requiere realimentación. Se refiere a un primer nivel de estabilidad. Se denomina sistema estable a aquel que tiene la capacidad de actuar sobre las variables cuando las mismas se apartan del objetivo perseguido en su intento por mantenerse en equilibrio. Aquí, no se cambian los objetivos ni los planes, sólo se toman decisiones para operar o ejecutar de manera distinta.

Por ejemplo, si en el sistema de producción aludido antes al registrar lo producido y controlar con lo previsto advierto que fabrico a un ritmo 10 % menor pero puedo tomar decisiones correctivas actuando sobre las variables de ejecución –mas empleados trabajando, mas horas de trabajo, etc.- y de esta manera intentar alcanzar los objetivos dentro de los ciertos límites, tal sistema es estable. Obsérvese que se incluyó un mecanismo de retroalimentación y que el control sirvió para actuar sobre las variables ejecutivas e intentar sostener los objetivos y planes concebidos originalmente.

Un sistema ultraestable tiene un nivel de estabilidad mayor que el anterior. Posee la capacidad de definir nuevos parámetros, seguir en operación y restablecer por sí mismo el equilibrio del que se había apartado temporariamente.

En el mismo ejemplo anterior, si por más que acelere la ejecución no logro alcanzar el objetivo, porque se averió una máquina, pero tengo la capacidad de modificar el plan y/o los objetivos y mantener en equilibrio al sistema, éste posee un nivel mayor de estabilidad denominado ultraestabilidad. Ahora, tengo un nuevo objetivo –700 unidades por día- y se cambió el plan de trabajo pero el sistema continúa funcionando dentro de límites controlables a pesar de las perturbaciones externas y de variables no controlables.

Un sistema multiestable es aquel que al variar sus objetivos o planes puede hacer que también se adapten otros sistemas relacionados con él para lograr que el SISTEMA TOTAL O MAYOR QUE LOS CONTIENE A TODOS MANTENGA EL EQUILIBRIO. Esta capacidad de estabilidad es mayor que la del sistema ultraestable. Siguiendo con el ejemplo, existirá multiestabilidad si la empresa que ahora produce 700 unidades en lugar de 1000 tiene la capacidad de renegociar las entregas con los clientes. Ello significa, entonces, que el sistema comercial se adaptó al problema del sistema de producción manteniéndose toda la empresa, como un sistema mayor, en equilibrio. El sistema empresa, en este caso, demostró que tiene multiestabilidad.

Conforme lo explicado al hacerse referencia al concepto de Homeóstasis, incrementar la estabilidad de un sistema es similar a incrementar su capacidad homeostática.

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS

Katz y Khan sugieren nueve características comunes compartidas por todos los sistemas abiertos y aplicables a las organizaciones entendidas como tales. Ellas son:

1.      La Importación de Energía, ingreso de recursos o imputs procedentes del medio ambiente externo: Los nuevos suministros de energía entran a la organización en forma de personas, información, materiales, dinero, distintas formas de energía, etc. Esta energía es proporcionada por otras organizaciones o por el medio general, será la que se transforme y de origen al producto o salida.

2. El aporte intermedio o proceso interno de transformación de la energía utilizada: Este es el trabajo que hace el sistema (o la organización o una de sus partes entendida como tal), se trata de un proceso de transformación de las entradas en salidas. La entrada se altera a medida que los materiales se procesan o las personas reciben un servicio.
3. Las salidas, productos o outputs que vuelven al medio ambiente externo: Es el resultado del proceso. Los productos pueden ser bienes, servicios, información, etc. Cualquier cosa que provenga de una organización es utilizada, consumida, rechazada, etc. por el medio.
4. Sistemas como ciclo de eventos: Los productos que se envían al medio son la base para la fuente de energía que permite repetir la acción. La industria emplea el trabajo y los materiales para obtener un producto que se vende al medio. Las entradas que el producto reporta se destinan a la compra de mas materiales y trabajo. Las organizaciones voluntarias pueden hacer por sus miembros algo que los lleve a seguir contribuyendo su energía a la organización. En ambos casos, la importación de nueva energía para la organización genera un nuevo ciclo. Cada ciclo puede estar compuesto de subsistemas o ser parte de un sistema mayor. Al mismo tiempo, los ciclos en sí son afectados por los cambios en el sistema total. Funciona como una forma de reenergización del sistema provenientes de fuentes del medio ambiente externo.

El punto de vista de sistema abierto reconoce que los sistemas biológicos o sociales se encuentran en una relación dinámica con su ambiente y que reciben diferentes entradas, que transforman de alguna manera y salen en forma de productos. La recepción de entradas en la forma de materiales, energía e información, permite al sistema abierto eliminar el proceso de entropía. Estos sistemas están abiertos no únicamente en relación a su ambiente, sino también en relación a sí mismos, o "internamente", en aquellas interacciones entre componentes que afectan el sistema como un todo. El sistema abierto se adapta a su ambiente mediante el cambio de estructura y de los procesos de sus componentes internos. Se debe considerar a la organización como un sistema abierto que está en interacción continua con su medio y logra un estado estable o de equilibrio dinámico mientras conserva su capacidad de trabajo o de transformación de la energía. En efecto, la supervivencia del sistema no sería posible sin un flujo continuo de transformación y producción. En el sistema biológico o social este es un proceso cíclico. El sistema recibe suficientes recursos para mantener su operación, y saca los recursos transformados hacia el medio en cantidad suficiente para que el ciclo continúe. Por ejemplo, la organización empresarial recibe insumos de la sociedad en forma de gente, materiales, dinero e información, transforma estos insumos en productos, servicios, y da la recompensa suficiente a los miembros de la organización para mantener su participación. Para la empresa, el dinero y el mercado proveen el mecanismo para reiniciar el ciclo de recursos entre ella y su ambiente. Se debe hacer el mismo tipo de análisis para cualquier tipo de organización social. El punto de vista de sistema abierto proporciona la base para el desarrollo de una teoría organizacional más integrada.

5. Entropía negativa, para contrarrestar la tendencia a la destrucción: Las organizaciones tienden a importar mas energía de la que consumen. La energía puede retenerse en depósito para evitar un gasto de energía superior a la importación. La entropía negativa ayuda a la supervivencia mientras que la entropía positiva (o entropía, simplemente) es la tendencia a la destrucción y conduce a la desaparición o muerte. La acumulación de energía y su uso en el momento adecuado detiene el proceso entrópico de destrucción.
6. Entrada de información, retroalimentación negativa y proceso de codificación: La información que entra a la organización es codificada y seleccionada de manera que la organización no rebose con más de lo que requiere. Los mecanismos selectores que rechazan mensajes o los aceptan y trasladan a la estructura del sistema son claves en la composición del proceso de codificación. La información proporciona señales provenientes del medio, la retroalimentación negativa indica desviaciones con relación a lo que el medio desea. Este es un mecanismo de control.
7. Estado constante y homeóstasis dinámica (Equilibrio dinámico para sobrevivir): Los sistemas tienden a mantener su carácter básico, tratando de controlar los factores externos amenazantes. Al mismo tiempo que se presentan el crecimiento y la expansión, las características básicas del sistema tienden a permanecer constantes. Bajo condiciones de crecimiento o expansión extremas puede desarrollarse una nueva característica que sirva como base homeostática.
8. Diferenciación interna y externa: Las organizaciones como sistemas se diferencian de otras externamente. La diferenciación externa se manifiesta en el nombre o razón social, fines, función social, marcas, logotipos, prestigio, trayectoria, espacio, etc. y se sirve para adquirir identidad distinta a la de otras organizaciones. Internamente, existe una tendencia a la diferenciación por áreas, departamentos, a la descripción de funciones diferenciales, a la realización de distintos procesos y a la especialización de oficios.
9. Equifinalidad: Significa alcanzar o poder alcanzar el mismo estado final o un fin/objetivo/meta partiendo de condiciones iniciales diferentes -situaciones distintas- pero utilizando distintas alternativas o caminos para lograrlo. Se trata de procesos distintos de evolución. En las organizaciones existen múltiples medios para lograr los mismos fines, objetivos o metas. A medida que aumenta el conocimiento, el número de medios convenientes puede verse reducido, pero siempre habrá más de una forma de llegar a los objetivos.

 

AMBIENTE ORGANIZACIONAL.

Las organizaciones son subsistemas de un suprasistema más amplio, el medio ambiente.  Tiene límites identificables pero permeables que los separan de su medio. Reciben insumo a través de estos límites, los transforman y entregan productos. Conforme la sociedad se torna más y más compleja y dinámica, las organizaciones necesitan dedicar cada vez más atención a las fuerzas del ambiente. Las organizaciones entendidas como sistemas abiertos están en permanente contacto con el medio ambiente que las rodea, intercambia información, materiales, energía y otros recursos, con lo cual su supervivencia depende de las relaciones que mantiene con el medio ambiente. Los límites organizacionales seleccionan los insumos y los productos que necesitan, estos límites son barreras para el flujo de energía, materiales e información. Las organizaciones se desenvuelven en medios ambientes generalmente dinámicos, con lo cual esta debe adaptarse permanentemente para poder sobrevivir.                                                                                                                                                  Podemos distinguir entre un medio ambiente general y uno específico.                                     Medio ambiente general: es todo lo externo a los límites de la organización, muchas fuerzas de este ambiente influyen en las organizaciones, ejemplos de este medio ambiente pueden ser, otros grupos empresarios, grupos ecológicos, consumidores, grupos educativos, partidos políticos, factores socioculturales, tecnológicos, económicos, políticos legales.                                         Medio ambiente específico: es el medio en el que la  organización está en permanente contacto, ejemplo de ello pueden ser los proveedores, los clientes, los sindicatos, los competidores, los organismos públicos. Hay veces que los medios cambian son proactivos y las organizaciones tiene que reaccionar o sea ser reactivas para poder sobrevivir y en otros casos las organizaciones son proactivas y tienden a modificar los medios que serian los reactivos los cuales tienden a reaccionar y corregir. En ocasiones las organizaciones extienden los limites ya que están en movimiento siempre y viven adaptándose a los medios, ya que los factores inciden en su modificación. Para cualquier organización, como inciden los factores, como son las relaciones con los medios y como juegan en esas relaciones los factores.

CONCEPTO DE SÍMBOLO, IMAGEN Y ESPACIO ORGANIZACIONAL.

Un símbolo es la divisa, la figura, el emblema, el signo, la representación, la alegoría, el gráfico, etc. que sirven para representar, materialmente o de palabra un concepto moral o intelectual por afinidad o por relación que existe o que se genera a fuerza de reiteración entre ese concepto y aquella figura.                                                                                       Las organizaciones necesitan generar una imagen en la sociedad. La imagen, entonces, es la reproducción viva y eficaz de una cosa mediante el lenguaje, en comunicaciones orales, escritas, visuales, auditivas.                                                                                                     Las organizaciones cuidan su nombre, y a través de su accionar en la sociedad, de su conducta frente a determinadas contingencias y de las imágenes que generar, adquieren prestigio, fama o relevancia social.

El espacio organizacional no se define solo como el espacio o ámbito físico, aunque este sea uno de sus componentes. El espacio organizacional también incluye el ámbito hasta donde se ejercen poder e influencia y hasta donde llegan la imagen y el prestigio y el conocimiento que la sociedad tiene de una organización y que son transmitidos a través de los símbolos que crea ésta y de la conducta de sus miembros. En el interior de una organización, el espacio organizacional es una especie de mapa social donde se entremezclan y coordinan una compleja serie de actividades relacionadas.

CAMBIO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL.

Las organizaciones se desenvuelven en un ambiente tanto externo como interno que es dinámico, a pesar que es necesario para ellas que las actividades se desarrollen en un ambiente más estático para lograr una fácil producción, es una realidad que los cambios se dan y existen, para lo cual es necesario que las organizaciones se adapten si es que quieren sobrevivir.                                                                                                                                   Existen factores que motivan los cambios organizacionales, ellos son:             

 FACTORES EXTERNOS:

·        El mundo cambiante en el que vivimos.

·        Los mercados, cada vez más turbulentos.

·        El cambio tecnológico, que incide en las organizaciones.

·        Los recursos que tanto ofrecen nuevas opciones como se acentúa su escazes.

 

FACTORES INTERNOS:

·        Estrategias innovadoras en la dirección.

·        Problemas y conflictos internos a la organización.

·        Las acciones de los agentes de cambio.

 

CLASES DE CAMBIO ORGANIZACIONAL.

·        Según su motivación

1.      Cambio compulsivo.

2.      Cambio intuitivo.

3.      Cambio creador.

·        Según su origen

1.      Cambio inducido.

2.      Cambio no planeado.

 

 

·        Según su magnitud

1.      Cambio en gran escala.

2.      Cambios menores.

·        Según su ritmo

1.      Cambio gradual o paulatino.

2.      Cambio radical.

·        Según su enfoque

1.      Cambio estructural y/o tecnológico.

2.      Cambio terapéutico.

 

Existen métodos que se aplican para llevar a cabo estos cambios organizacionales, este proceso se lo conoce con el nombre de reorganización. Este proceso tal como se indica en la bibliografía, es un proceso complejo, muy difícil de predecir si tendrá éxito en el futuro, y esta compuesto de una serie de etapas (descriptas en el cap. 16 del libro de Solanas página 453.). Es muy común que estos procesos de cambio generen resistencias entre los miembros de la organización. Según las circunstancias, esta actitud puede reducirse a casos aislados o ser generalizada.

FINES, METAS Y OBJETIVOS ORGANIZACIONALES.

FINES: El fin es el propósito o la finalidad perseguidos por la organización entendida como una entidad o sistema social, tecnológico, económico, etc. En otras palabras es la razón de ser de la organización; el término u objetivo último, permanente o cuasipermanente, que se trata de lograr acciones; lo que justifica la existencia de la organización. En los fines se pretende contemplar dos aspectos cruciales. Uno externo, la supervivencia de la organización para lograr objetivos y metas. Otro interno, la necesidad de llegar a tales objetivos y metas en forma eficiente, eficaz, efectiva y relevante. Los FINES ESTABLECIDOS, son aquellos establecidos en los estatutos de la organizaciones donde se expresan aquellos objetivos de índole general que la organización pretende alcanzar y con ello, lograr un estado futuro de cosas satisfactorio para sí misma, para los sistemas y actores que la rodean. Los FINES REALES son aquellos estados futuros de cosas hacia donde se dirigen la mayoría de los esfuerzos y medios de la organización, y los principales compromisos de los que intervienen en ella, en caso de conflicto con los establecidos, tienen prioridad.

DESPLAZAMIENTO DE FINES: es la sostitución de la finalidad legítima de una organización por otra para lo que no fue creada, para lo cual no se le asignaron recursos y a la que no reconoce como propia, como es el caso de algunos sindicatos y partidos políticos.

SUCESIÓN DE FINES: es la tendencia de la organización a encontrar nuevos fines cuando los antiguos han sido realizados o no pueden alcanzarse. Un ejemplo conocido es el de las asociaciones  como la ALPI, APRILP, etc. que habiendo nacido para ayudar a los damnificados por la poliomielitis hoy se dedican a actividades de prevención y rehabilitación física.

PLURALIDAD DE FINES: algunas organizaciones adhieren fines a los originales, pero muchas fueron formadas, para servir a más de un fin. Como por ejemplo podemos citar el caso de la UNLP que desde su estatuto se desprenden una multiplicidad de fines.

 OBJETIVOS: los objetivos son la expresión concreta de los resultados esperados que deben ser obtenidos por el accionar de la organización o de cada una de las partes, áreas o sectores en que se divida en un momento determinado; asimismo están impuestos por la necesidad de realizar las actividades de la manera más eficiente, eficaz y efectiva posible que haga factible la prestación del fin. Los objetivos sirven de guía para las decisiones, orientan el acontecer, las actividades y los procesos hacia fines específicos, contribuyen a eliminar los esfuerzos estériles y pueden tener una fuerza motivadora en y por sí mismos. Los objetivos deben definirse claramente y no en términos especulativos. Deben ser conocidos y comprendidos de manera que puedan servir como medidas de éxito o del fracaso de las acciones.

Un objetivo tiene cuatro componentes:

1.      Un atributo, o sea, una dimensión específica que lo define.

2.      Una escala de medida.

3.      Una norma o umbral.

4.      Un horizonte temporal.

 

METAS: las metas se definen como la expresión de los resultados que se esperan de los componentes de los subsistemas, referidos a periodos, generalmente menores que los comprendidos en los objetivos.

Clasificación de los objetivos:

POLÍTICOS ESTRATÉGICOS: son de tipo general y muy relevantes. Implican decisiones de alta política y por lo tanto son definidos por los niveles superiores. Se desprenden de los fines organizacionales y comprenden planes relacionados con las actividades generales, con la performances importantes, con las grandes prioridades, con la supervivencia de la organización.

TÁCTICOS LOGISTICOS: se derivan de los anteriores. Generalmente son definidos por los niveles intermedios implican riesgos y se refieren a planes donde se procuran garantizar la obtención y el uso de los recursos de la forma más eficiente.

OPERATIVOS: son los objetivos vinculados a las operaciones, a las actividades y tareas y la realización de estas en forma eficiente, eficaz y efectiva.

 

PROCESO DE FIJACIÓN DE FINES Y OBJETIVOS.

Se concibe al proceso de formación de fines y objetivos como al resultante de la acción de los distintos grupos de intereses y presión existentes en una organización, a la que se denomina COALICIÓN, la compensación de los grupos que ponen algo en las organizaciones se denomina PAGO COLATERAL.                                                               El proceso de formación de fines y objetivos no es un proceso sencillo y tiene ciertas dificultades que se enumeran a continuación:

1.      Racionalidad limitada de la organización.

2.      Secuencialidad de los fines y cadenas de medios a fin.

3.      No neutralidad de los medios.

4.      Objetivos en conflictos y suboptimización.

5.      Valorización y cuantificación de los objetivos.

6.      Objetivos múltiples.

7.      Irreversibilidad de las decisiones.

8.      Dificultad de un acuerdo en la coalición.

9.      Definiciones diplomáticas y especulativas de los objetivos.

10.  Incidencia de los problemas inmediatos.

11.  Variación de los objetivos.

12.  El problema de asignar fines a un ente supraindividual.

 

DINAMICA DEL PROCESO DE FORMACIÓN DE OBJETIVOS.

De acuerdo a la teoría de Cyert y March hay tres procesos dinámicos que dan lugar a las sucesivas formulaciones de los objetivos de la coalición:

·        El proceso de negociación y regateo: cuando se plantean los objetivos, comienza la negociación y el regateo con los grupos o coalición, se dan múltiples procesos de negociación en simultáneo. Cada grupo baja su nivel de pretensión en los objetivos en la medida que estos se formen más compatibles. El que menos baja es el que más poder tiene. En el juego de negociación se termina fijando los objetivos. (Objetivo Definido).

·        El proceso de estabilización de los objetivos: Los objetivos una vez definidos se estabilizan  mediante planes y normas y también decisiones. Hay que empezar a tomar decisiones para poner en marcha los objetivos. (Objetivos en marcha.)

·        El proceso de adaptación a la experiencia: con relación a la puesta en marcha de los objetivos hay un proceso de adaptación en los cuáles hay que modificar alguna parte de los objetivos para que estos sigan siendo compatibles en muchos casos hay que volver a la negociación y el regateo.